Politique de confidentialité — Informatique et Libertés (RGPD)
Club [NOM DU CLUB] — Karaté Shito-ryu — [VILLE] — Version 1.0 — [DATE]
La présente politique décrit la manière dont le club traite les données personnelles des adhérents, de leurs tuteurs et des visiteurs du site, conformément au Règlement (UE) 2016/679 (« RGPD ») et à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée (« loi Informatique et Libertés »).
1. Qui est responsable du traitement ?
Le responsable de traitement est le club [NOM DU CLUB], association loi 1901, [ADRESSE], représenté par son/sa président(e). Point de contact pour toute question relative aux données personnelles : [COURRIEL / ADRESSE].
2. Quelles données collectons-nous ?
- Données d'identité et de contact : nom, prénom, date de naissance, adresse, téléphone, courriel de l'adhérent et de son tuteur (pour les mineurs) ;
- Données relatives à la pratique : grade actuel, historique des grades, cours suivis, assiduité ;
- Données de santé strictement nécessaires : certificat médical de non-contre-indication, questionnaire de santé, projet d'accueil individualisé (PAI) le cas échéant ;
- Données pédagogiques et éducatives : évaluations techniques, remarques relatives à la pratique, au matériel (oublis) et au comportement, consignées dans l'espace adhérent ;
- Données d'image : photographies et vidéos prises lors des activités, uniquement sur autorisation expresse ;
- Données de connexion : identifiants de connexion au portail, journal de connexion, adresse IP (journaux techniques) ;
- Données financières : règlement des cotisations (le cas échéant), uniquement dans la mesure nécessaire.
3. Pourquoi traitons-nous ces données ? (finalités et bases légales)
| Finalité | Base légale |
|---|---|
| Gestion des adhésions et des licences FFKDA | Exécution du contrat d'adhésion ; obligation légale (affiliation fédérale) |
| Organisation des cours, passages de grades, évaluations | Exécution du contrat d'adhésion ; intérêt légitime du club |
| Suivi pédagogique, matériel et comportemental (portail adhérent) | Intérêt légitime du club ; consentement pour les données particulièrement sensibles |
| Communication du club, photos/vidéos | Consentement (autorisation d'image distincte et révocable) |
| Sécurité des personnes, gestion des accidents | Intérêt légitime ; obligations légales (assurance) |
| Sécurité informatique du site et du portail | Intérêt légitime |
4. Données des mineurs
Le club attache une attention particulière aux données des adhérents mineurs :
- l'inscription d'un mineur est réalisée par le ou les titulaires de l'autorité parentale, qui exercent les droits prévus à l'article 7 en son nom ;
- pour les mineurs de moins de quinze (15) ans, tout traitement reposant sur le consentement (notamment l'image) requiert le consentement conjoint ou unique selon les cas du ou des tuteurs ;
- les évaluations et remarques consignées dans l'espace adhérent sont accessibles au mineur et à ses tuteurs, dans une logique éducative et transparente ;
- aucune donnée d'un mineur n'est utilisée à des fins de prospection ou de profilage publicitaire.
5. Qui sont les destinataires des données ?
Sont destinataires des données, dans la limite de leurs attributions : les encadrants et membres du bureau du club, la FFKDA et ses prestataires (gestion des licences), les assureurs (en cas de sinistre), ainsi que les prestataires techniques du site/portail (hébergeur, maintenance) agissant comme sous-traitants. Les données ne sont jamais vendues ni cédées à des tiers à des fins commerciales.
6. Transferts hors Union européenne
Les données sont hébergées et traitées au sein de l'Union européenne. Aucun transfert hors UE n'est réalisé, sauf garanties appropriées conformes au RGPD le cas échéant.
7. Durées de conservation
| Données | Durée |
|---|---|
| Dossier d'adhésion et acceptations | Pendant l'adhésion, puis [5] ans à titre de preuve (sauf obligation légale supérieure) |
| Données comptables | [10] ans (obligation légale) |
| Certificats médicaux / données de santé | Durée de l'adhésion + durée utile à la couverture d'assurance, puis destruction |
| Espace adhérent (évaluations, remarques) | Pendant l'adhésion ; conservées [X] années après la fin de l'adhésion, puis anonymisées ou supprimées |
| Images (sur autorisation) | Durée de l'autorisation ; suppression au retrait du consentement |
| Journaux techniques (portail) | [1] an maximum |
8. Quels sont vos droits ?
Conformément au RGPD et à la loi Informatique et Libertés, vous disposez des droits suivants :
- Accès : obtenir une copie de vos données ;
- Rectification : corriger des données inexactes ;
- Effacement : obtenir la suppression de vos données, dans les limites légales ;
- Limitation : demander la suspension d'un traitement ;
- Opposition : vous opposer à un traitement fondé sur l'intérêt légitime ;
- Portabilité : recevoir vos données dans un format lisible ;
- Retrait du consentement : retirer à tout moment une autorisation (ex. droit à l'image), sans remettre en cause la licéité des traitements antérieurs ;
- Directives post-mortem : définir le sort de vos données après votre décès.
Pour un adhérent mineur, ces droits sont exercés par son tuteur.
Comment exercer vos droits ? Par courriel ou courrier au club ([CONTACT RGPD]). Le club répond dans un délai d'un (1) mois, prorogeable de deux (2) mois en cas de demande complexe, en justifiant le cas échéant. En cas de désaccord, vous pouvez saisir la CNIL (www.cnil.fr, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07).
9. Sécurité
Le club met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées : accès individuels et restreints, mots de passe robustes hachés, connexions chiffrées (HTTPS), hébergement des données dans l'UE, sauvegardes régulières, procédure de notification en cas de violation de données (72 h vers la CNIL le cas échéant).
10. Évolution de la politique
La présente politique peut être mise à jour ; la version en vigueur est publiée sur le site du club et datée. En cas de modification substantielle, les adhérents en sont informés.
Document type à personnaliser — modèle généré pour un club de karaté Shito-ryu en France.